Sposób przyjmowania spraw
Sprawy przyjmowane są głównie w formie odwołań od decyzji i zażaleń na postanowienia. Zgodnie zaś z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej, odwołania i zażalenia wnosi się do kolegium za pośrednictwem organu, który daną decyzję lub postanowienie wydał. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy to kolegium wydało decyzję jako organ I instancji – wtedy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy wnosi się bezpośrednio do kolegium (osobiście lub za pośrednictwem poczty).
Kolejność załatwiania spraw
Sprawy załatwiane są według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
Załatwianie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu:
– 1 miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy (art. 35 §3 kpa),
– 2 miesięcy – sprawy podatkowej (art. 139 §3 ustawy z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa),
licząc od dnia wpływu kompletu akt.
W terminach określonych w ustawach szczególnych rozpatrywane są sprawy dotyczące między innymi:
– dostępu do informacji publicznej,
– skarg powszechnych,
– ochrony zwierząt.
Obieg spraw w SKO
Korespondencję przyjmuje sekretariat. Korespondencja może wpłynąć drogą pocztową, faksem, pocztą elektroniczną lub może być dostarczona osobiście przez strony lub pracowników organów pierwszej instancji.
Obieg akt między zatrudnionymi w Kolegium osobami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu.
Po wpłynięciu nowej sprawy do Kolegium zostaje ona zarejestrowana w odpowiedniej rzeczowej teczce spraw z nadaniem symbolu sprawy danego rodzaju i bieżącego numeru, a następnie jest wprowadzona do komputerowego rejestru spraw (repertorium).
Sprawy oczekujące na rozpatrzenie na posiedzeniu lub rozprawie przechowuje się, do czasu wyznaczenia składu orzekającego, w osobnych dla danego rodzaju spraw teczkach. Składy orzekające i terminy posiedzeń wyznacza Prezes Kolegium.
Po przygotowaniu przez członków Kolegium decyzji (postanowień, orzeczeń) podjętych w wyniku rozpatrzenia spraw na posiedzeniach (rozprawach), są one przekazywane do Biura celem doręczenia stronom postępowania oraz organowi pierwszej instancji wraz z aktami sprawy. Ostatecznie załatwione sprawy odnotowuje się w rejestrach ręcznym i komputerowym (repertorium) przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz wysłania.
Stan sprawy
Zgodnie z art.26 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z dniem 1 stycznia 2004 roku obowiązkowemu udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej podlegają m.in. informacje związane z funkcjonowaniem podmiotów, w tym o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania (art.6 ust.1 pkt 3 lit.e przedmiotowej ustawy).